Algemene ledenvergadering 2025

Agenda:

20.00 uur Inloop
20.30 uur Opening + minuut stilte
Vervolgens
-mededelingen (Harmonisatie + Aanpassing huishoudelijk regelement
-financieel jaarverslag
-kascommissie

Pauze

-verslagen commissies (staan ter voorbereiding op de website)
-verkiezingen
-uitloting obligaties
-jubilarissen
-leden van verdiensten
-rondvraag
-afsluiting

Verslagen Commissies:

 Jaarverslag TC

Jaarverslag ICT

Jaarverslag Activiteitencommissie

Notulen:

1. Opening

De voorzitter, Bert, opent de vergadering en verzoekt om een minuut stilte.

2. Mededelingen

• Terugblik competitie: Het damesteam is kampioen geworden, maar er is tevens sprake van degradatie.
• Ledenaantal: Het aantal leden is toegenomen, met name onder de dames.
• Complimenten: Het bestuur spreekt waardering uit voor het onderhoudsteam.
• Energierekening: De kosten zijn aanzienlijk verlaagd dankzij de installatie van zonnepanelen.
• Vrijwilligers: Er is een dringende oproep voor nieuwe vrijwilligers in verband met het vertrek van Marjolein en Otto. Tevens wordt gezocht naar een consul.
• Harmonisatie: Bert licht toe dat de aankoop van de gebouwen van VVH een complexe aangelegenheid is vanwege betrokkenheid van drie partijen: de gemeente, VVH en het Bisdom van Vliet. De relatie met het Bisdom is hersteld. De notaris moet de afspraken vastleggen in een akte, waarna de gemeente kan handelen. Momenteel is de situatie afwachtend.
• Aanpassing huishoudelijk reglement: Bert presenteert de toevoeging van een artikel waarin wordt bepaald dat alle vrijwilligers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moeten overleggen.
  • Jurgen den Boer uit zorgen over de reikwijdte van dit besluit.
  • Otto verduidelijkt dat de VOG betrekking heeft op kwetsbare groepen. De vereniging kan collectief VOG-aanvragen indienen.
  • De vergadering stemt in met de voorgestelde wijziging.
• Vrijwilligersbeleid: Indien een vrijwilliger niet op komt dagen voor een taak, zal een boete worden opgelegd. Leden dienen zich voorafgaand aan het seizoen op te geven voor een taak.
• Incidenten: Bert geeft een algemene toelichting op recente incidenten met ouders en/of spelers.
• Normen- en waardencommissie: Deze commissie wordt opnieuw geactiveerd. Het bestaande reglement wordt geactualiseerd. Ilona Eek neemt het initiatief voor herstart.

Besluiten

1. Toevoeging van een artikel in het huishoudelijk reglement waarin een VOG verplicht wordt gesteld voor vrijwilligers.
2. Herstart van de normen- en waardencommissie onder leiding van Ilona Eek.

Actiepunten

• Werving van nieuwe vrijwilligers en een consul.
• Opstellen en communiceren van beleid omtrent boetes bij niet-naleving van vrijwilligersverplichtingen.
• Afronding juridische harmonisatie met gemeente, VVH en Bisdom van Vliet.
• Actualisatie van reglementen door de normen- en waardencommissie.

3. Financieel Jaarverslag

Otto presenteert het financieel jaarverslag:

• Resultaat: Positief jaar met hogere opbrengsten en lagere kosten w.o. de fors lagere energierekening dankzij de zonnepanelen.
• Opbrengsten: Kantine-opbrengsten zijn licht gestegen. Bieromzet daalt, overige inkomsten stijgen uit onder andere frisdranken en de keuken. Dankzij het nieuwe brouwerijcontract hebben we een grote bonus van Inbev ontvangen.
• Kantineomzet en marge: Activiteiten w.o. Super Saturday zijn is een belangrijke inkomstenbron; het wegvallen hiervan is zichtbaar in bierverkoop. Door de Inbev bonus en stijging opbrengsten in brede zin is het voornemen om het merendeel van de kantineprijzen niet te verhogen. Inkoopprijzen stijgen wel waardoor de marge op de kantine verkopen lager zullen worden.
• Sponsoring en acties: Stijging door kledingplan.
• Voorstel: Geen contributieverhoging. De vergadering stemt unaniem in met de jaarrekening.

4. Kascommissie

De kascommissie wordt bedankt en decharge wordt verleend door de ledenvergadering.

Jurgen neemt plaats in plaats van Bas. Gert blijft lid. Reserve-lid: Julian Vermeulen.

5. Verslagen Commissies

• Sponsorcommissie:
  • Lejan Duran en Niels Verhoog presenteren.
  • Stijgende lijn in opbrengsten, maar werving wordt moeilijker. Nieuwe sponsors en sponsoruitingen worden toegelicht.
  • Voor komend seizoen: nieuwe sponsoruitingen, actualisatie social media, werving nieuwe sponsors.
  • Oproep voor nieuwe commissieleden.
• Kledingplan:
  • Niels licht toe: samenwerking met Voetbalshop, merk Adidas. Administratie bij Marloes en Monique.
  • Jeugdsponsors en overige kledingsponsors benoemd.
  • Ook hier oproep voor nieuwe leden.
•  
• Pauze
• Technische Commissie (TC):
  • Bert presenteert verslag van David (volledig op website).
  • Oproep voor uitbreiding faciliteiten (velden, kleedkamers) i.v.m. groei jeugd.
  • Gedrag, opkomst en motivatie besproken.
  • Voorstel herinrichting Normen & Waardencommissie.
  • Dank aan vertrekkende TC-leden en oproep voor nieuwe leden.

6. Vertrouwenspersoon

Andrea stelt zich opnieuw voor en benadrukt haar bereikbaarheid: vertrouwenspersoon@vvhaastrecht.nl.
Tip: meer aandacht via social media, omdat jeugd website weinig bezoekt.

7. Verkiezingen

• Aftredend en niet herkiesbaar: Marjolein van Arkel, Otto Schachtsnabel.
• Aftredend en wel herkiesbaar: Saskia de Graaf.
  Geen tegenkandidaten. Saskia is herkozen en Bert bedankt aftredende leden.

8. Uitloting Obligaties

Gert verricht loting:

• €50: nrs. 68, 18, 62, 13, 21, 3
• €100: nrs. 37, 8
• €500: nr. 25

9. Jubilarissen

Geen jubilarissen dit jaar.
Sharony en Corina worden in het zonnetje gezet voor hun inzet bij de barcommissie.

10. Leden van Verdiensten

Vanwege de grote verdiensten voor de club worden Peter en Gerbrand Straver benoemd.

11. Rondvraag

• John de Bruijn: Nieuwjaarsreceptie valt onder activiteitencommissie? De organisatie heeft nog niets gehoord nl. 
• Danny Oudshoorn: Scorebord verplaatsen? Wordt nagevraagd.
• Kees Hoogendoorn: Zicht vanuit kantine verbeteren? Wordt bekeken.

12. Afsluiting

Traditiegetrouw neemt iemand het woord om het bestuur te bedanken. Dit jaar neemt Gerard Straver wederom het woord. 

Gerard Straver bedankt het bestuur.
Vergadering gesloten om 22:10 uur.

Besluiten

1. Toevoeging VOG-verplichting in huishoudelijk reglement.
2. Geen contributieverhoging.
3. Herstart Normen- en waardencommissie.

Actiepunten

• Werving vrijwilligers en consul.
• Afronding juridische harmonisatie.
• Actualisatie reglementen.
• Aandacht vertrouwenspersoon via social media.
• Uitbreiding faciliteiten onderzoeken.